Contoh Sop Perusahaan, Pengertian, Cara Membuat, Beserta Contohnya

Contoh SOP Perusahaan

Yang dimaksud dengan standar operasional prosedur atau sering disebut SOP adalah dokumen yang menjadi petunjuk suatu pekerjaan atau kegiatan dengan tujuan dapat mencapai hasil yang optimal. Standar operasional prosedur ini dirancang untuk menerbitkan serta menstandarisasi suatu kegiatan maupun proses pekerjaan.

Biasanya yang sering digunakan, suatu Standar Operasional Prosedur yang berisi informasi tentang jenis kegiatan, tujuan, manfaat, waktu pelaksanaan, hingga langkah-langkah kerja yang harus dilakukan. Jadi karena adanya Standar Operasional Prosedur, sebuah kegiatan atau pekerjaan dalam berjalan lebih efektif, efisien, dan terstandarisasi.

Untuk menulis Standar Operasional Prosedur ini tidak hanya menulis, melainkan ada beberapa tahapan tahapan yang harus Anda perhatikan ketika membuat Standar Operasional Prosedur. Tahapan yang dibutuhkan bukanlah tahapan biasa, melainkan tahapan yang khusus serta pengerjaan yang melibatkan pengerjaan tingkat ketelitian yang sangat tinggi.

Jika skala yang digunakan untuk membuat Standar Operasional Prosedur ini merupakan skala yang lebih besar atau kompleks, maka pengerjaan akan dilakukan dengan cara membentuk sebuah tim dengan pendelegasian tugas dan fungsi masing-masing.  

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

pengertian sop menurut para ahli
www.maxmanroe.com

Menurut Sailendra, 2015:11 Standar Operasional Prosedur adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar

Sedangkan menurut Insani, 2010:1 yang dimaksud dengan SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang di bakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang isinya meliputi bagaimana cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam suatu kegiatan

Ada lagi seorang ahli Moekijat (2008)menyatakan bahwa SOP adalah suatu urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan. Yang mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Selain sering disebut SOP, Standar Operasional Prosedur ini juga sering disebut sebagai protap (prosedur tetap). Adanya SOP ini tidak hanya bertujuan untuk mempermudah suatu pekerjaan akan tetapi juga memiliki beragam tujuan lain. Beberapa tujuan itu diantaranya:

Baca juga: Jasa Pembuatan Web Landingpage

Tujuan Standar Operasional Prosedur

tujuan standar operasional prosedur
salamadian.com

Ada beberapa tujuan tertentu dalam dibuatnya standar operasional prosedur, beberapa diantara tujuan tersebut adalah :

  1. Standar Operasional Prosedur dapat menstandarisasi hasil pekerjaan.
  2. Dengan Standar Operasional Prosedur maka dapat mencapai hasil pekerjaan yang efektif dan efisien.
  3. Standar Operasional Prosedur juga dapat digunakan sebagai pedoman kerja seluruh karyawan, termasuk pekerja dan atasan.
  4. Standar Operasional Prosedur dapat digunakan sebagai parameter penilaian mutu.
  5. Standar Operasional Prosedur dapat mengurangi risiko terjadinya kegagalan suatu pekerjaan.
  6. Standar Operasional Prosedur juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan alur, tugas, dan wewenang masing-masing pihak terhadap pekerjaan.
  7. Standar Operasional Prosedur dapat digunakan sebagai dokumen acuan jika terjadi kesalahan atau mal praktik.
  8. Dan yang terakhir tujuan dari dibuatnya Standar Operasional Prosedur dapat digunakan sebagai bahan pelatihan pegawai baru.

Fungsi Standar Operasional Prosedur

fungsi standar operasional prosedur
www.smeindonesia.org

Standar Operasional Prosedur ini selain digunakan sebagai sebuah dokumen pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan, Standar Operasional Prosedur juga memiliki fungsi sebagai berikut:

  1. Sebagai dasar hukum jika terjadi kesalahan pekerjaan, penyimpangan atau mal praktik.
  2. Sebagai bahan mengevaluasi hambatan atau kesulitan yang muncul.
  3. Sebagai pedoman kerja yang dapat memacu kedisiplinan pegawai dalam melaksanakan tugas.

Jenis Jenis Standar Operasional Prosedur

jenis jenis standar operasional prosedur
salamadian.com

Berdasarkan jenis jenisnya Standar Operasional Prosedur terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung dari sifat dan kegunaannya. Di bawah ini adalah beberapa jenis- jenis Standar Operasional Prosedur :

 1. SOP Berdasar Sifat Kegiatan

Standar Operasional Prosedur ini jika di golongkan berdasarkan sifat kegiatannya, terbagi menjadi dua jenis yaitu:

   A. Standar Operasional Prosedur Teknis

READ  Halimah Yacob | Muslimah Pertama yang Menjadi Presiden Singapura!

Yang dimaksud dengan istilah Standar Operasional Prosedur Teknis adalah sebuah pedoman yang disusun secara sistematis dan terperinci. Ada beberapa contoh bidang yang menggunakan Standar Operasional Prosedur diantaranya adalah prosedur yang berkaitan dengan teknis seperti halnya pemeliharaan kendaraan, perakitan kendaraan bermotor, pengoperasian alat dan lain sebagainya.

   B. Standar Operasional Prosedur Administratif

Standar Operasional Prosedur Administratif ini sengaja dibuat tidak terperinci dan tidak menunjukkan suatu tata cara kerja tertentu. Karena sifat Standar Operasional Prosedur administratif lebih bersifat umum dibanding SOP teknis.

Standar Operasional Prosedur ini biasanya berisi tentang pedoman pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro, bukan perorangan, dan tidak menampilkan cara melaksanakan suatu kegiatan. Standar Operasional Prosedur yang berjenis ini biasanya digunakan dalam administrasi instansi atau perusahaan.

  2. SOP berdasar Jenis Kegiatan

Standar Operasional Prosedur berdasarkan jenis kegiatannya, dibagi menjadi:

   A. Standar Operasional Prosedur Spesifik

Standar Operasional Prosedur yang spesifik merupakan suatu pedoman yang disusun sebagai acuan kerja dalam suatu lokasi tertentu, contoh : sebuah Standar Operasional Prosedur pengajuan penelitian di kampus A. yang artinya Standar Operasional Prosedur yang berlaku di Kampus A ini hanya berlaku di dalam lingkungan kampus A saja, tidak berlaku di lingkungan kampus lainnya.

   B. Standar Operasional Prosedur Generik

Standar Operasional Prosedur Generik ini berkebalikan dengan Standar Operasional Prosedur spesifik, Standar Operasional Prosedur generik ini bersifat lebih luas dan umum

  3. SOP berdasar Skala Kegiatan

Jika dilihat berdasarkan skala atau besaran kegiatan, Standar Operating Procedure terbagi menjadi:

   A. Standar Operasional Prosedur Mikro

Standar Operasional Prosedur ini bersifat teknis dan diperuntukkan bagi kegiatan kecil. Standar Operasional Prosedur mikro berfungsi menunjang Standar Operasional Prosedur makro.

   B. Standar Operasional Prosedur Makro

Pengertian dari Standar Operasional Prosedur Makro merupakan gabungan dari beberapa Standar Operasional Prosedur mikro demi terlaksananya suatu kegiatan secara optimal. Contoh dari Standar Operasional Prosedur makro yaitu Standar Operasional Prosedur pelaksanaan surat masuk dan keluar dalam suatu instansi atau Standar Operasional Prosedur penerimaan pasien dan keluar pasien dari rumah sakit.

  4. SOP berdasar Kelengkapan Kegiatan

Standar Operasional Prosedur berdasar kegiatan jika didasarkan atas kelengkapan kegiatan dibagi menjadi :

   A. Standar Operasional Prosedur Parsial

Standar Operasional Prosedur parsial ini berisi tentang pedoman pelaksanaan kegiatan sebagian yang hasil akhirnya bukan merupakan produk final.

   B. Standar Operasional Prosedur Final

Yang dimaksud dengan Standar Operasional Prosedur final merupakan sebuah pedoman suatu kegiatan yang hasil akhirnya merupakan produk final atau bisa disebut dengan produk utama.

Format Pembuatan SOP Secara Umum

format pembuatan sop secara umum
salamadian.com

Standar Operasional Prosedur memiliki beberapa format yang berbeda, dari mulai yang sederhana sampai yang kompleks. Mulai dari Standar Operasional Prosedur yang berisi poin- poin kalimat sampai Standar Operasional Prosedur yang berbentuk diagram dan flowchart.

  1. Simple Steps (Langkah Sederhana)

Standar Operasional Prosedur dengan format ini merupakan bentuk Standar Operasional Prosedur yang  paling sederhana dan digunakan ketika sebuah prosedur hanya memiliki kegiatan dan pengambilan keputusan yang dianggap tidak banyak atau sedikit.

Format Standar Operasional Prosedur jenis simple steps biasanya digunakan juga ketika hanya terdapat beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur tersebut. Melalui prosedur rutin yang dianggap sederhana, prosedur ini adalah sebuah prosedur yang biasanya terdiri dari kurang dari 10 langkah.

  2. Hierarchical Steps (Tahapan Berurutan)

Tipe Standar Operasional Prosedur dengan format hierarchical steps atau tahapan berurutan ini merupakan pengempangan dari simple steps. Standar Operasional Prosedur dengan format hierarchical steps atau tahapan berurutan biasanya digunakan ketika prosedur yang disusun memiliki 10 langkah atau lebih dan selain itu juga memerlukan informasi yang lebih detail.

Akan tetapi Standar Operasional Prosedur dengan format hierarchical steps atau tahapan berurutan hanya membutuhkan pengambilan keputusan sedikit. Dan ada beberapa langkah- langkah yang sudah diidentifikasi kemudian dijabarkan kedalam sub langkah secara rinci.

  3. Graphic (Grafik)

Standar Operasional Prosedur dengan format graphic atau grafik ini dapat digunakan ketika prosedur mempunyai susunan kegiatan yang sangat panjang dan spesifik. Yang dimaksud dengan proses- proses panjang yaitu sebuah tahapan yang telah melalui proses dan kemudian dijabarkan ke sub- sub proses yang lebih pendek, dimana sub-sub tersebut hanya berisi beberapa langkah saja.

Standar Operasional Prosedur dengan format grafik juga digunakan ketika menyusun prosedur yang memerlukan foto atau gambar dan umumnya digunakan untuk pemohon atau pelaksana eksternal organisasi.

  4. Flowchart (Diagram Alir)

Standar Operasional Prosedur dengan format flowchart biasanya digunakan ketika Standar Operasional Prosedur memerlukan pengambilan keputusan yang kompleks atau banyak serta membutuhkan beberapa opsi alternatif jawaban seperti ya atau tidak, lengkap atau tidak, benar atau salah dst. Dimana dengan adanya beberapa opsi jawaban ini akan mempengaruhi sub langkah selanjutnya dari proses.

Penggunaan format Standar Operasional Prosedur dengan model diagram alir ini melibatkan beberapa simbol khusus (flow chart) untuk menggambarkan proses. Seperti halnya simbol kotak atau process, anak panah atau arrow, belah ketupat atau decision dan sebagainya.

Format Standar Operasional Prosedur ini biasanya disediakan dalam bentuk flowchart atau simbol khusus yang terdiri dari dua jenis, yakni Linear Flowchart atau diagram alir linear dan Diagram alir bercabang atau branching flowchart.

Diagram alir atau linear flowchart dapat berbentuk horizontal dan vertikal dan biasa digunakan pada Standar Operasional Prosedur yang bersifat teknis. Sedangkan Standar Operasional Prosedur jenis branching flowchart biasa digunakan dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur administratif.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

cara membuat standar operasional prosedur
salamadian.com

Ada beberapa cara yang harus diperhatikan dalam membuat standar operasional prosedur. Beberapa tahapan tersebut diantaranya meliputi :

  1. Tahapan Persiapan
READ  [HOAX] Ramesia Mesin Penipu Inilah Fakta yang Sebenarnya Terjadi

Hal pertama yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur berskala besar di sebuah perusahaan adalah tahapan persiapan. Dalam tahapan persiapan dibutuhkan sebuah tim yang berasal dari setiap unit kerja di berbagai level. Jika pada skala yang lebih kecil pembuatan Standar Operasional Prosedur dapat dikerjakan oleh tim kecil atau personal hanya dengan melakukan berbagai hal seperti berikut :

  • Identifikasi Kebutuhan;
  • Pengumpulan Data
  • Melakukan Analisis Prosedur
  • Melakukan Pengembangan 
  1. Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)

Pada tahapan penilaian kebutuhan atau need assessment ini pembuat Standar Operasional Prosedur dapat menentukan format Standar Operasional Prosedur apa yang akan diterapkan, berapa jumlah Standar Operasional Prosedur yang akan dibuat serta ruang lingkup dari standar operasional itu sendiri.

  1. Pengembangan SOP

Dalam sebuah Standar Operasional Prosedur ada pengembangan Standar Operasional Prosedur yang nantinya dijadikan acuan proses pelaksanaan kegiatan keseharian organisasi atau perusahaan. Dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur tidak mungkin bisa langsung sekali jadi. Pembuat  membutuhkan revisi berulang sampai akhirnya nanti menjadi Standar Operasional Prosedur yang reliabel, valid dan dapat diterapkan.

  1. Penerapan SOP

Bagi petugas pelaksana harus diberi tahu tentang Standar Operasional Prosedur mulai dari hasil pembuatan baru atau pengembangan beserta dengan alasan perubahannya. Salinan Standar Operasional Prosedur disebarluaskan dan harus dipastikan setiap pelaksana mengetahui perannya dalam Standar Operasional Prosedur, sehingga Standar Operasional Prosedur dapat diterapkan.

  1. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP

Dalam monitoring dan evaluasi penerapan Standar Operasional Prosedur pastinya menghasilkan sebuah hasil. Hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi penerapan Standar Operasional Prosedur yang dibuat harus selalu di pantau pelaksanaan serta penerapannya. Berbagai masukan masukan yang datang dari upaya monitoring ini akan berharga sebagai bahan evaluasi dan penyempurnaan standar operasional yang ada di masa mendatang.

Contoh SOP atau Standar Operasional Prosedur

contoh sop atau standar operasional prosedur
www.dcm.utoronto.ca

1. CONTOH SOP SEDERHANA PENGGUNAAN ALAT

         PROSEDUR PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API RINGAN

      1. Tarik Pin yang terdapat pada tabung pemadam.
      2. Arahkan selang tabung atau nozzle pada sumber api.
      3. Kemudian tekan tuas tabung pemadam
      4. Semprotkan alat pemadam api ringan tersebut pada sumber api dengan cara disisir atau disapu dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

 

2. CONTOH SOP SEDERHANA PEGAWAI / KARYAWAN

         STANDAR OPERASIONAL KARYAWAN PT. BAHAGIA SENTOSA ABADI MART

    A. Tujuan Swalayan “bahagia sentosa abadi”:

      1. PT. bahagia sentosa abadi mart selalu mempertemukan penjual dan pembeli dengan tujuan supaya penjual dan pembeli dapat bertransaksi dengan nyaman, mudah dan murah.
      2. PT. bahagia sentosa abadi mart menyediakan lokasi jual beli yang bersih, aman, dan nyaman.

 

    B. Standar Operasional Prosedur Swalayan “bahagia sentosa abadi mart “

  1. Bagi seluruh karyawan pagi wajib hadir pukul 7.30 WIB, sedangkan untuk karyawan sore wajib hadir pukul 14.30.
  2. Semua karyawan harus melakukan apel pagi telebih dulu dan melakukan kegiatan kebersihan untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan Swalayan “bahagia sentosa abadi mart “.
  3. Seluruh karyawan pagi wajib melaksanakan tugas sesuai kewenangan masing-masing pada pukul 08.00 WIB, sedangkan untuk karyawan sore wajib melaksanakan tugas sesuai kewenangan masing-masing pada pukul 15.00 WIB.
  4. Karyawan diperbolehkan istirahat dan salat (bagi yang beragama Islam) secara bergantian pada Pukul 12.00 WIB. Untuk tempat istirahat dan tempat shalat telah disediakan oleh Swalayan “bahagia sentosa abadi”, dengan harapan dapat digunakan dengan tetap menjaga kebersihan dan kerapian.
  5. Terdapat pergantian shift karyawan pagi dengan karyawan sore pada pukul 15.00.
  6. Untuk karyawan pagi jam kerja mulai pukul 08.00 sampai 15.00 WIB, sedangkan karyawan sore pukul 15.00-21.00 WIB.
  7. Bagi setiap karyawan yang beragama Islam diperbolehkan melaksanakan ibadah di tempat yang telah disediakan.
  8. Karyawan hanya boleh pulang sesuai dengan jam yang telah ditentukan.
  9. Jika karyawan kinerjanya mencapai hasil yang optimal menurut supervisor maka berhak mendapat bonus tambahan.

3. CONTOH STANDAR OPERASIONAL PENERIMAAN MAHASISWA BARU

        SOP PENERIMAAN MAHASISWA BARU “UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA”

READ  Percaya Tidak? Karakteristik Masyarakat Madani itu Terdapat di Indonesia! Ini Penjelasannya!

A. Tujuan

Tujuan diadakannya prosedur seleksi mahasiswa baru ini adalah untuk menjelaskan proses pendaftaran mahasiswa baru, proses seleksi sampai proses daftar ulang mahasiswa yang telah ditetapkan sebagai mahasiswa kampus universitas negeri surabaya.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur ini meliputi kegiatan pemberian pengumuman tentang penerimaan mahasiswa baru, proses pendaftaran mahasiswa, test masuk, pengumuman hasil test dan pendaftaran ulang mahasiswa yang telah diterima. Setelah itu dilanjutkan kegiatan matrikulasi guna review mata kuliah sebelum proses kegiatan belajar mengajar yang akan dilangsungkan.

    C. Acuan / Referensi

  1. Buku Panduan Akademik Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Negeri Surabaya

    D. Sarana

  1. Pendaftaran via online dan mencetak formulir pendaftaran.
  2. Perangkat komputer.
  3. Ujian masuk
  4. Kegiatan martikulasi.

    E. Prosedur Penerimaan

  1. Pengumuman tentang adanya penerimaan mahasiswa baru Universitas Negeri Surabaya.
  2. Proses pendaftaran mahasiswa baru secara online dan offline.
  3. Setelah pengisian berikan secara online atau offline, calon mahasiswa mencetak berkas dan menyerahkan ke Badan Administrasi Umum (BAU). Berikut persyaratan lainnya .
  4. Petugas penerimaan melakukan input data di komputer dan mencetak tanda terima penyerahan berkas, bukti pembayaran dan juga nomor ujian calon mahasiswa berikut jadwal seleksinya.
  5. Mahasiswa yang dinyatakan lulus atau tidak lulus akan diumumkan sesuai jadwal yang telah diumumkan.
  6. Mahasiswa yang dinyatakan lulus ujian masuk. Wajib untuk melakukan pendaftaran ulang dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan.

4. CONTOH SOP PERUSAHAAN

         STANDAR PAKAIAN DAN WAKTU KERJA PT. SAY HIJAB KARAH AGUNG

A. Pakaian dan Penampilan

Bagi semua petugas atau karyawan yang bekerja wajib berpakaian menggunakan atribut sebagai berikut (selama bekerja senin- sabtu, aktivitas di ruang kerja, kecuali sedang: istirahat / sholat dan melakukan aktivitas di luar lingkungan kerja).

      1. Seragam resmi PT. Say Hijab Karah Agung.
      2. ID Card Karyawan dengan metode gantung di saku depan. Tidak menggunakan cara lain.
      3. Ikat pinggang berwarna coklat / hitam
      4. Celana bahan berwarna hitam
      5. Sepatu pantovel berwarna hitam atau coklat gelap (pria / wanita)
      6. Kaus kaki disesuaikan dengan warna sepatu
      7. Dan atribut lain yang disesuaikan dengan momen atau himbauan

Petugas atau karyawan PT. Say Hijab Karah Agung wajib berpenampilan sebagai berikut;

  1. Rambut rapi, tidak melebihi telinga/ alis/ kerah
  2. Rambut tidak boleh diwarnai dan di modelkan dengan model yang tidak pantas untuk bekerja
  3. Tidak menggunakan atribut lain selain jam tangan, cincin nikah/ tunangan dan wasiat keluarga
  4. Menjaga penampilan untuk tetap rapi dan bersih guna memberikan kenyamanan pada rekan lain saat bekerja.

B. Waktu Kerja

      1. Waktu kerja efektif adalah 8 jam kerja efektif
      2. Waktu istirahat efektif adalah 1 jam (dapat diakumulasi dalam 1 hari)

Dibawah ini ada beberapa contoh standar operasional prosedur yaitu : contoh standar operasional prosedur bank, contoh contoh standar operasional prosedur perusahaan, contoh contoh standar operasional prosedur produksi, contoh contoh standar operasional prosedur administrasi, contoh contoh standar operasional prosedur quality control, contoh contoh standar operasional prosedur rumah makan, contoh contoh standar operasional prosedur ob, contoh contoh standar operasional prosedur organisasi, contoh contoh standar operasional prosedur laboratorium, contoh contoh standar operasional prosedur lembaga amil zakat, dan masih banyak lagi macam macam contoh standar operasional prosedur yang dapat anda jumpai di sekitar anda.

Sekian artikel yang dapat saya ulas, yaitu artikel tentang contoh standar operasional prosedur perusahaan atau contoh standar operasional prosedur beserta pengertian apa itu contoh standar operasional prosedur dan juga cara membuat standar operating procedure untuk perusahaan administrasi dan juga jasa . Selamat membaca, semoga dapat bermanfaat.

 

Tinggalkan komentar